Должностная инструкция администратора офиса

1. Общие положения.

1.1.Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность администратора.
1.2.Администратор относится к категории профессионалов.
1.3.Администратор офиса назначается на должность и освобождается от должности в порядке, установленном действующим трудовым законодательством, приказом директора предприятия.
1.4.Должностное подчинение администратора:

1.4.1. Прямое подчинение Директору
1.4.2. Дополнительное подчинение Коммерческому директору
1.4.3. Распоряжается Водителем коммерческого отдела
1.4.4. Работника замещает
1.4.5. Работник замещает

1.5. Документы, регламентирующие деятельность администратора:

1.5.1.Внешние документы: законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
1.5.2.Внутренние документы: Устав предприятия, приказы и распоряжения руководства, должностная инструкция администратора, правила внутреннего трудового распорядка.

2. Квалификационные требования.

2.1. Среднее профессиональное.
2.2. Стаж работы на соответствующей должности – не менее 1-го года.

3. Задания и обязанности.

Администратор офиса выполняет следующие задачи и обязанности:

3.1. Прием телефонных звонков, фиксирование и передача информации сотрудникам предприятия, переадресация звонков по отделам, в зависимости от запросов.
3.2. Первичная консультация клиентов по поступающим звонкам.
3.3. Регистрация и ведение учета входящей-исходящей документации, договоров, писем и т. д.
3.4. Набор текста, коммерческих предложений и другой документации.
3.5. Выполнение работы по размещению объявлений в СМИ и кадровые агентства о приеме на работу, по заявкам руководителей структурных подразделений. Проведение первичного собеседования с претендентами на вакантную должность.
3.6. Работа по ведению сайта (ввода обновленной информации).
3.7. Ведение табеля.
3.8. Планирование маршрута транспортного средства, закрепленного средства за офисом.
3.9.Формирование заявки на закупку канцтоваров и расходных материалов для оргтехники предприятия.

4. Права.

Администратор имеет право:

4.1.Действовать от имени предприятия, представлять интересы предприятия во взаимоотношениях с другими компаниями, в рамках своих служебных обязанностей.
4.2.Взаимодействовать с другими работниками предприятия, в рамках своей компетенции.
4.3.Вносить предложения по улучшению деятельности предприятия.

5. Ответственность.

Администратор несет ответственность:

5.1.За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством.
5.2.За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовно и гражданским законодательством.
5.3.За материальный ущерб, который причинен предприятию — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

6. Должен знать.

Администратор должен знать:

6.1. Основы организации предприятия.
6.2. Положения и тенденции, существующие на рынке сбыта рекламных услуг.
6.3. Номенклатуру рекламных услуг, предоставляемых предприятием.
6.4. Порядок ценообразования.
6.5. Средства установления деловых контактов с контрагентами.
6.6. Этику делового общения и ведения переговоров.
6.7. Действующий прейскурант на услуги.
6.8. Основы технологии и организации производства полиграфической продукции и изделий наружной рекламы.
6.9. Основы законодательства о труде.
6.10. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
6.11. Перспективы инновационной и инвестиционной деятельности предприятия.
6.12. Работу с вычислительной техникой, средствами телекоммуникаций и связи.

7. Другие положения.

7.1. Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится на предприятии, второй — у работника.
7.2.Разделы «Задачи и обязанности», «Права» и «Ответственность» могут быть уточнены, в связи с изменениями структуры управления, задач и функций структурного подразделения.
7.3.Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию должны быть внесены приказом генерального директора.

С инструкцией ознакомлен: «___»___________ 2013 г.

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(1 голос, в среднем: 5 из 5)