Новый технологический мир требует постоянной оптимизации и автоматизации рабочих процессов. Чтобы быть конкурентоспособным, необходимо не только укомплектовывать производственные площадки современным оборудованием, но и грамотно организовывать прозрачность работы организации, внедряя специализированное программное обеспечение. BonSens уже несколько лет является базовой программой для управления рекламным производством и успешно используется во многих российских (и не только) РПК. Однако недостаточно просто купить программу и установить её на компьютер. Необходимо провести грамотное внедрение, чтобы в максимальной степени задействовать её потенциал. Мы пообщались с Натальей Совкуцан, консультантом BonSens, о возможностях дистанционного внедрения программы.
Наружка: Добрый день, Наталья! Как давно ты занимаешься внедрением программы «Bon Sens»?
Наталья: Здравствуйте! С «Bon Sens» я была у самых истоков, наблюдала и принимала участие в «рождении» этого программного продукта, с тех пор уже прошло целое десятилетие… Что касается внедрения, то эту услугу мы запустили не так давно, где-то два года назад. До внедрения, я занималась в основном консультацией клиентов.
Наружка: Как и почему возникла идея заниматься дистанционным внедрение программы «Bon Sens»?
Наталья: Некоторые клиенты, которые приобрели программу «Bon Sens», по разным причинам не могли запустить работу и пользоваться ею. Нам стали поступать предложения, что бы наши специалисты посещали предприятие и, по месту, запускали процесс работы в программе. Это было сделать не реально, т. к. географически наши клиенты «разбросаны» в одиннадцати странах; к тому же, наш штат сотрудников не такой большой и, если, «выпадает» один-два специалиста, то остальные клиенты не могут вовремя получить консультации; еще, в процессе внедрения, принимают участие несколько специалистов (каждый в своем сегменте), что невозможно при личном посещении предприятия.
На том этапе наша команда нашла выход — компании, которые не могли самостоятельно внедрить программу, приезжали к нам; наши специалисты уделяли им по несколько часов в день и процесс работы в программе запускался. Плюсом таких «приездов» было еще и то, что мы обменивались уже существующим опытом работы в программе, а наши специалисты (руководитель, менеджеры, технический директор, начальник производства, кладовщик, и т. д.) проводили консультации на примере реальных проектов в программе «Bon Sens». Мы помним всех наших «гостей» и, пользуясь случаем, передаем им привет!
Затем пришло время, когда принять всех «желающих» уже не было возможности, вот тогда и пришла идея «Дистанционного внедрения».
Наружка: есть ли компании, которые самостоятельно смогли пройти процесс внедрения программы «Bon Sens»?
Наталья: Многие компании внедряют программу самостоятельно и через 3-4 месяца полноценно работают в ней. Есть и такие компании, которые вначале запустили основные модули, через время осваивали следующие и т. д. В любом случае, мы своих клиентов без поддержки не оставляем. Ко всем модулям есть обучающие видеоролики, где идет демонстрация настройки и работы в программе «Bon Sens». Так же, мы предоставляем услугу «Техническая поддержка», которой клиент может пользоваться до 3-х месяцев абсолютно бесплатно. Этого вполне достаточно, чтобы самостоятельно запустить работу в программе «Bon Sens».
Если же клиенту удобнее, чтобы внедрением занимались наши специалисты, то теперь это возможно сделать дистанционно, при помощи любых удобных средств коммуникации.
Наружка: От чего зависит успешный запуск работы в программе «Bon Sens»?
Наталья: Все зависит от потребностей компании, организации и желания, где основная задача руководителя — донести до всех отделов значимость автоматизации. Если этого руководитель не сделает, то ждите возможного саботажа, что, в конечном итоге, влияет на успешность и скорость запуска работы программы.
Наружка: По какой причине возможен саботаж? Ведь автоматизация должна облегчить трудовой процесс?
Наталья: Одна из причин кроется в том, что сотрудники не понимают, зачем руководитель решил что-то менять в их работе. Поэтому, повторюсь, им нужно объяснить и продемонстрировать преимущества автоматизации. Вторая из причин — нежелание выходить за рамки комфорта, т. е. «зачем нам что-то менять, если до этого все работало». Еще очень важная причина — при автоматизации у руководителя появляется возможность контролировать как производственные процессы, так и действия сотрудников всей компании. Такой бизнес становится прозрачным, а это не всегда входит в планы некоторых сотрудников.
Наружка: Расскажи немного о самом процессе дистанционного внедрения, как он происходит?
Наталья: Весь процесс дистанционного внедрения можно поделить на этапы, которые строго по графику внедряются и контролируются нашими специалистами.
Первый этап — настройка программы. Заполняются основные справочники по организации, производству, финансам, зарплате…
Второй этап — обучение персонала работе в программе.
Третий этап — запуск программы в тестовом, а затем и в рабочем режиме.
Четвертый этап — диагностика. На этом этапе идет работа над ошибками, которые возможно были допущены в процессе тестового запуска.
Очень важно, что при дистанционном внедрении проводится видеозапись. Поэтому, если у клиента «выпал» тот или иной работник компании, то новый, просмотрев ролик, может полноценно работать в программе «Bon Sens». Весь материал после завершения внедрения предоставляется нашим клиентам.
Наружка: А в чем разница между индивидуальным и самостоятельным внедрением программы «Bon Sens»?
Наталья: Когда внедрение выполняется дистанционно специалистами компании «Bon Sens», то контроль, связь и обучение ведется, непосредственно, с исполнителями каждого этапа, а руководитель лишь координирует этот процесс. Т. е. сотрудники, которые участвуют в процессе внедрения (менеджеры, кладовщик, бухгалтер, производство и т. д.), закреплены за тем или иным этапом, а наша задача обучить этому этапу ответственное лицо, для этого мы не отвлекаем руководителя.
Если компания самостоятельно занимается внедрением, то все эти задачи ложатся на плечи руководителя, который каждый день самостоятельно должен контролировать весь процесс внедрения.
Наружка: Т. е. можно сказать, что при дистанционном внедрении программы, вы выполняете всю работу руководителя компании?
Наталья: Я бы так не сказала. Руководителю компании или руководителю отдела желательно присутствовать при основных моментах внедрения. Почему? Потому что, есть, как минимум, текучка сотрудников. Поэтому, руководитель должен аккумулировать всю основную информацию о компании. Немаловажно и то, что руководитель просто обязан понимать, что происходит на его предприятии; он должен уметь самостоятельно зайти в программу и посмотреть статистику, отчеты; сделать диагностику, аналитику и т. д.
Без участия руководителя любое внедрение не пройдет никак, это нужно понимать! Но при дистанционном внедрении затраты времени руководителя сводятся к минимуму.
