Посадова інструкція адміністратора офісу

1. Загальні положення.

1.1.Посадова інструкція визначає функціональні обов’язки, права і відповідальність адміністратора.
1.2.Адміністратор відноситься до категорії професіоналів.
1.3.Адміністратор офісу призначається на посаду і звільняється з посади в порядку, встановленому чинним трудовим законодавством, наказом директора підприємства.
1.4.Посадове підпорядкування адміністратора:

1.4.1. Пряме підпорядкування Директору
1.4.2. Додаткове підпорядкування Комерційному директору
1.4.3. Розпоряджається Водієм комерційного відділу
1.4.4. Працівника заміщає
1.4.5. Працівник заміщає

1.5. Документи, що регламентують діяльність адміністратора:
1.5.1.Зовнішні документи: законодавчі та нормативні акти, що стосуються виконуваної роботи.
1.5.2.Внутрішні документи: Статут підприємства, накази і розпорядження керівництва, посадова інструкція адміністратора, правила внутрішнього трудового розпорядку.

2. Кваліфікаційні вимоги.

2.1. Середня професійна.
2.2. Стаж роботи на відповідній посаді – не менше 1-го року.

3. Завдання та обов’язки.

Адміністратор офісу виконує такі завдання та обов’язки:
3.1. Прийом телефонних дзвінків, фіксування і передача інформації співробітникам підприємства, переадресація дзвінків по відділах, залежно від запитів.
3.2. Первинна консультація клієнтів по вхідним дзвінкам.
3.3. Реєстрація та ведення обліку вхідної-вихідної документації, договорів, листів і т. Д.
3.4. Набір тексту, комерційних пропозицій та іншої документації.
3.5. Виконання роботи з розміщення оголошень у ЗМІ та кадрові агентства про прийом на роботу, за заявками керівників структурних підрозділів. Проведення первинного співбесіди з претендентами на вакантну посаду.
3.6. Робота з ведення сайту (введення оновленої інформації).
3.7. Ведення табеля.
3.8. Планування маршруту транспортного засобу, закріпленого майна за офісом.
3.9.Формування заявки на закупівлю канцтоварів та витратних матеріалів для оргтехніки підприємства.

4. Права.

Адміністратор має право:
4.1.Діяти від імені підприємства, представляти інтереси підприємства у взаємовідносинах з іншими компаніями, в рамках своїх службових обов’язків.
4.2.Взаімодіяти з іншими працівниками підприємства, в рамках своєї компетенції.
4.3.Вносіть пропозиції щодо поліпшення діяльності підприємства.

5. Відповідальність.

Адміністратор несе відповідальність:
5.1.За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов’язків, передбачених цією посадовою інструкцією – в межах, визначених чинним законодавством.
5.2.За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності – в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством.
5.3.За матеріальний збиток, який заподіяно підприємству – в межах, визначених чинним цивільним законодавством.

6. Повинен знати.

Адміністратор повинен знати:
6.1. Основи організації підприємства.
6.2. Положення та тенденції, що існують на ринку збуту рекламних послуг.
6.3. Номенклатуру рекламних послуг, що надаються підприємством.
6.4. Порядок ціноутворення.
6.5. Засоби встановлення ділових контактів з контрагентами.
6.6. Етику ділового спілкування та ведення переговорів.
6.7. Чинний прейскурант на послуги.
6.8.Основи технології та організації виробництва поліграфічної продукції та виробів зовнішньої реклами.
6.9.Основи законодавства про працю.
6.10.Правила і норми охорони праці, техніки безпеки, виробничої санітарії та протипожежного захисту.
6.11.Перспективи інноваційної та інвестиційної діяльності підприємства.
6.12.Роботу з обчислювальною технікою, засобами телекомунікацій і зв’язку.

7. Інші положення.

7.1. Посадова інструкція складена у двох екземплярах, один з яких зберігається на підприємстві, другий – у працівника.
7.2.Розділи “Завдання та обов’язки”, “Права” і “Відповідальність” можуть бути уточнені, у зв’язку зі змінами структури управління, завдань і функцій структурного підрозділу.
7.3.Зміни та доповнення до даної посадової інструкції повинні бути внесені наказом генерального директора.

З інструкцією ознайомлений: “___” ___________ 2015 ______ (____________)

  1. 5
  2. 4
  3. 3
  4. 2
  5. 1
(8 голосів, в середньому: 4.4 із 5)